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保育ICTラボ事業の一環として、長崎県・大村市と連携して進める「保育業務施設管理プラットフォーム」の活用検証に向けて、長崎県大村市の小規模保育園まつぼっくりを訪問しました。
大村市では、政府系基盤システムの利用開始時期について、国の今後の機能整備等も踏まえながら検討を進めています。将来的には監査機能を活用し、給付情報との連動による業務負担軽減を見据えています。
こうした状況を踏まえ、今年度は、現時点で利用可能な給付・月次請求機能を用い、実際の業務に当てはめながら試行していきます。今回の訪問では、施設の皆さまと実際の画面を確認しながら、利用開始に必要な準備や操作の確認を行いました。
月次請求に向けて、必要な情報を整理する
施設管理プラットフォームで月次請求を行うには、施設情報・園児情報・職員情報などをあらかじめ整えておく必要があります。
当日は、大村市から発行された施設アカウントでログインし、登録状況を確認しました。基本的な施設情報は概ね登録されていましたが、請求に向けて追加の入力や確認が必要な項目もありました。また、「ここdeサーチ」から連携される情報については、連携元の情報を最新に保つことも確認しました。
園児情報は、大村市で既存システムからのデータ登録に向けた確認を進めている段階でした。そのため、今回は施設側で進められる準備として、職員情報の登録を中心に試行しました。
こうして実際の画面を見ることで、自治体側の準備と施設側の作業が、どのようにつながっているかを共有することができました。
職員情報の登録を、一緒に試してみる
職員情報の登録では、マニュアルと「職員情報登録支援ツール」を確認しながら、CSVファイルを使った一括登録を試しました。当日はまず職員1名分の情報を入力し、ファイルの作成から取込、登録内容の確認までの流れをたどりました。
操作の途中では、入力形式の違いによってエラーが表示される場面もありました。マニュアルと入力内容を照らし合わせ、修正を重ねることで登録を進めました。また、CSVファイルを取り込んだ後にも、画面上で個別に設定する項目があることを確認しました。
一括登録の仕組みがあっても、元の情報を整えたり、取込後の設定を確認したりする作業は必要です。実際に一連の操作を試すことで、マニュアルを読むだけでは気づきにくい準備や確認事項が具体的になりました。
試行で得られた気づきを、次につなげる
小規模保育園まつぼっくりでは、既に日々の業務にICTシステムを活用しています。新たなシステムを取り入れる際には、現在管理している情報をどのように利用できるか、追加で必要になる作業は何かなど、既存の業務との関係を確かめることも必要です。
今後は、園児情報や残りの職員情報などの準備が整い次第、月次請求の試行へ進む予定です。
まずはシステムを使ってみることで、現在の業務との違いや、施設側・自治体側それぞれに必要な準備、操作してみてわかりにくかった点・負担に感じた点、反対に使いやすかった点などを具体的に確認していきます。得られた情報は、今後、県内の自治体や施設が活用を検討する際の参考となるよう、情報共有につなげていく予定です。
当協会では、引き続き施設・自治体と連携し、試行で得られた気づきをもとに、新しいシステムを日々の業務にどう組み込み、業務負担の軽減につなげていくかを、現場の実情に沿って検討していきます。
支援者について
吉野 亜祐美
自治体での勤務を経験した後、子育てを通じて保育現場のDXに関心を持ち独立。保育現場に向けた情報発信や研修、人材育成、対話を通じた課題整理に携わっています。
保育ICT人材育成・業務改善支援に関するお問い合わせ
保育ICT推進協会では、自治体と保育施設が連携し、地域全体でICT活用と業務改善を進めるための支援を行っています。
こども家庭庁の「保育ICT人材育成・業務改善支援事業」の活用を検討している自治体や、管内施設を対象とした往還型研修、専門家による巡回支援を企画したい自治体の方もご相談ください。地域の課題や既存の取り組みを伺いながら、保育ICT人材の育成、園内の推進体制づくり、具体的な業務改善をどのように組み合わせるか、一緒に整理します。
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